GROUPWARE (Perangkat Kelompok)

GROUPWARE

A.    System Groupware

Groupware (juga disebut sebagai Collaborative software) adalah perangkat lunak komputer yang dirancang untuk membantu orang yang terlibat dalam suatu tugas bersama agar mencapai tujuannya. Groupware mewakili software yang membantu kelompok kerja/kolega terhubung ke jaringan komunikasi untuk mengelola aktifitas mereka. Groupware dapat diklasifikasi dalam beberapa cara, salah satunya adalah dimana dan kapan seseorang peserta mengikuti kerja kelompok.  Groupware dapat dijalankan dalam waktu yang berbeda.

B.     Komunikasi Media Komputer

1.                  Email

                                                            Merupakan groupware tersukses yang ada. Email termasuk jenis komunikasi yang asynchronous (berbeda waktu) dan remote (berbeda tempat). Komponennya terdiri dari alamat tujuan (To), salinan (Cc) juga disertai dengan penanda waktu kirim. Mekanisme pengiriman e-mail membutuhkan delay dalam pengirimannya dan masalah ini tidak dapat diperkirakan dan sangat tergantung pada tingkat penggunaan komputer yang digunakan sebagai relay suatu pesan.

2.      Instant messenger

Seperti yahoo messenger merupakan suatu fasilitas untuk mengirim  pesan berbasis internet yang mendapat umpan balik secara langsung, selain itu juga bisa  berkirim file, suara dan video dengan adanya fasilitas web camera.

3.      Konferensi dan komunikasi video

Untuk berkomunikasi di antara beberapa orang yang terpisah secara lokasi memerlukan biaya yang tidak sedikit serta waktu tempuh yang tidak singkat. Untuk memenuhi kendala tempat, waktu dan biaya tersebut diatasi dengan teknologi video konferensi yang berbasis teknologi  satelit. Masing-masing lokasi dalam sebuah sistem video konferensi membutuhkan sarana untuk mengirim dan menerima video yang dikirim melalui satelit.

C.    Meeting & DSS

Dalam suatu perbincangan, peserta harus membentuk kesamaan pemahaman tentang tugas yang dikerjakan dan membangun ide. Yang perlu didiskusikan adalah pekerjaan yang kita lakukan dan ide pendukung apa untuk pekerjaan tersebut. Hal yang perlu didiskusikan yakni suatu sistem dimana membangun dan merekam ide menjadi suatu focus yang utama, ada 3 tipe yaitu:

1.       Argumentation tools

Komunikasi ini berbentuk dua arah dan melihat kontribusi masing-masing. Hal ini dilakukan untuk mengkomunikasikan alasan pengambilan keputusan di antara perancang.

2.       Meeting rooms

Suatu ruang pertemuan yang dirancang menggunakan peralatan komputer untuk pertemuan tatap mata. Rancangan ruang ini dapat berbentuk U atau C yang diatur mengelilingi layar monitor dan masing-masing peserta mempunyai masing-masing monitor. Sistem ini mendukung beberapa bentuk pekerjaan seperti penggunaan terminal secara pribadi dan sub group pada kegiatan teleconferencing atau email. Sistem ini beroperasi dengan mode dimana semua layar peserta dan layar pada terminal pusat mempunyai tampilan yang sama. Hal ini dikenal dengan istilah WYSIWIS (what you see is what I see). Masalah pada sistem ini adalah jika beberapa peserta memutuskan untuk menulis  pada waktu yang bersamaan.

3.       Shared work surfaces

Shared work surfaces merupakan suatu sistem yang menggunakan efek whiteboard, yakni suatu sistem yang mengatur para peserta menulis dengan tangan secara langsung ke layar  besar. Tulisan ini akan dibuat film dengan kamera atau di capture secara digital dengan menggunakan layar yang sensitive. Tampilan tulisan satu peserta akan ditampilkan ke peserta yang lain.

D.    Pembagian Beberapa Aplikasi Dan Artefact

1.      Shared editors

·         Editor ini dapat berbentuk text maupun grafik yang bekerja sama.

·         Bentuk software yang digunakan dalam meeting room dapat berbentuk shared editor tetapi digunakan untuk kerjasama pada dokumen yang normal. Dengan membuat PC dan windows bekerjasama maka user mengharapkan mempunyai maksud yang sama dalam suatu komunikasi, dimana hal ini dapat juga dilaksanakan pada komunikasi secara face to face (co-located), saluran audio dan video atau sekurangnya pada komunikasi secara tekstual.

2.      Shared diaries

·         Ide dari sistem ini adalah sederhana yakni setiap orang menggunakan shared electronic diary, hal ini berlaku sama jika menggunakan personal komputer dan pocket organizers. Jika ada seseorang ingin membuat pengaturan  pertemuan maka sistem akan mencari diaries semua orang untuk menemukan waktu yang kosong.

3.      Shared PCs & Shared Windows

Sistem ini difokuskan pada pekerjaan yang dilakukan secara bersama-sama. Ide sistem ini adalah membuat beberapa komputer seolah-olah menjadi satu kesatuan. Apapun yang ditulis akan terlihat pada setiap terminal. Hal ini mirip  pada meeting room tetapi tidak terdapat layer besar.

E.     Kerangka Kerja Groupware

Terdapat beberapa kerangka kerja frameworks untuk dapat memenuhi aturan dari groupware. Satu diantara nya digunakan sebagai mekanisme yang dapat membantu dalam diskusi tentang groupware. Sebagai tambahan terdapat aplikasi tambahan untuk membantu merancang struktur dari system yang baru.

1.      Shared information

Konferensi elektronik dan shared workspace berbagi informasi dan komunikasi, dimana dokumen dibagi bersama untuk tujuan pekerjaan.

2.      Granurality

Sebagai ukuran potongan suatu objek dan kekerapan untuk memperbaharuinya. Pada ukuran potong objek, beberapa system beroperasi baik, mengijinkan partisipan mengedit kalimat yang sama, bahkan kata yang sama dalam kalimat. Pada system file yang berbagi, memiliki penguncian sehingga hanya satu user yang dapat mengedit file pada waktu yang sama. Granurality disini adalah dokumen. Mayoritas pada system groupware khususnya argumentasi dan co-authoring tool beroperasi diantaranya.

3.      Level of sharing

Merupakan system yang secara eksplisit digunakan pada groupware tetapi sangat umum digunakan pada shared database. Contoh dua orang mungkin melihat bagian dari suatu database yang sama tetapi satu orang melihatnya dalam bentuk grafik dan yang lainnya melihat dalam bentuk tabular.

4.      Types of objek

Jenis dari suatu objek atau data yang saling bekerja sama mempunyai efek dari suatu system bersama “share”. Hal yang menjadi penting dalam kasus yang unsyncrounized atau bahaya seperti  ketika dua peserta sedang memperbaharui data secara simultan dan mengalami kebingungan untuk menentukan yang mana yang terlebihdahulu.

5.      Integrating communication and work

System ini didukung oleh computer yang mempunyai beberapa bagian dari arcs seperti: direct communication, common understanding, control and feedback from shared artifact.