GROUPWARE (Perangkat Kelompok)

GROUPWARE

A.    System Groupware

Groupware (juga disebut sebagai Collaborative software) adalah perangkat lunak komputer yang dirancang untuk membantu orang yang terlibat dalam suatu tugas bersama agar mencapai tujuannya. Groupware mewakili software yang membantu kelompok kerja/kolega terhubung ke jaringan komunikasi untuk mengelola aktifitas mereka. Groupware dapat diklasifikasi dalam beberapa cara, salah satunya adalah dimana dan kapan seseorang peserta mengikuti kerja kelompok.  Groupware dapat dijalankan dalam waktu yang berbeda.

B.     Komunikasi Media Komputer

1.                  Email

                                                            Merupakan groupware tersukses yang ada. Email termasuk jenis komunikasi yang asynchronous (berbeda waktu) dan remote (berbeda tempat). Komponennya terdiri dari alamat tujuan (To), salinan (Cc) juga disertai dengan penanda waktu kirim. Mekanisme pengiriman e-mail membutuhkan delay dalam pengirimannya dan masalah ini tidak dapat diperkirakan dan sangat tergantung pada tingkat penggunaan komputer yang digunakan sebagai relay suatu pesan.

2.      Instant messenger

Seperti yahoo messenger merupakan suatu fasilitas untuk mengirim  pesan berbasis internet yang mendapat umpan balik secara langsung, selain itu juga bisa  berkirim file, suara dan video dengan adanya fasilitas web camera.

3.      Konferensi dan komunikasi video

Untuk berkomunikasi di antara beberapa orang yang terpisah secara lokasi memerlukan biaya yang tidak sedikit serta waktu tempuh yang tidak singkat. Untuk memenuhi kendala tempat, waktu dan biaya tersebut diatasi dengan teknologi video konferensi yang berbasis teknologi  satelit. Masing-masing lokasi dalam sebuah sistem video konferensi membutuhkan sarana untuk mengirim dan menerima video yang dikirim melalui satelit.

C.    Meeting & DSS

Dalam suatu perbincangan, peserta harus membentuk kesamaan pemahaman tentang tugas yang dikerjakan dan membangun ide. Yang perlu didiskusikan adalah pekerjaan yang kita lakukan dan ide pendukung apa untuk pekerjaan tersebut. Hal yang perlu didiskusikan yakni suatu sistem dimana membangun dan merekam ide menjadi suatu focus yang utama, ada 3 tipe yaitu:

1.       Argumentation tools

Komunikasi ini berbentuk dua arah dan melihat kontribusi masing-masing. Hal ini dilakukan untuk mengkomunikasikan alasan pengambilan keputusan di antara perancang.

2.       Meeting rooms

Suatu ruang pertemuan yang dirancang menggunakan peralatan komputer untuk pertemuan tatap mata. Rancangan ruang ini dapat berbentuk U atau C yang diatur mengelilingi layar monitor dan masing-masing peserta mempunyai masing-masing monitor. Sistem ini mendukung beberapa bentuk pekerjaan seperti penggunaan terminal secara pribadi dan sub group pada kegiatan teleconferencing atau email. Sistem ini beroperasi dengan mode dimana semua layar peserta dan layar pada terminal pusat mempunyai tampilan yang sama. Hal ini dikenal dengan istilah WYSIWIS (what you see is what I see). Masalah pada sistem ini adalah jika beberapa peserta memutuskan untuk menulis  pada waktu yang bersamaan.

3.       Shared work surfaces

Shared work surfaces merupakan suatu sistem yang menggunakan efek whiteboard, yakni suatu sistem yang mengatur para peserta menulis dengan tangan secara langsung ke layar  besar. Tulisan ini akan dibuat film dengan kamera atau di capture secara digital dengan menggunakan layar yang sensitive. Tampilan tulisan satu peserta akan ditampilkan ke peserta yang lain.

D.    Pembagian Beberapa Aplikasi Dan Artefact

1.      Shared editors

·         Editor ini dapat berbentuk text maupun grafik yang bekerja sama.

·         Bentuk software yang digunakan dalam meeting room dapat berbentuk shared editor tetapi digunakan untuk kerjasama pada dokumen yang normal. Dengan membuat PC dan windows bekerjasama maka user mengharapkan mempunyai maksud yang sama dalam suatu komunikasi, dimana hal ini dapat juga dilaksanakan pada komunikasi secara face to face (co-located), saluran audio dan video atau sekurangnya pada komunikasi secara tekstual.

2.      Shared diaries

·         Ide dari sistem ini adalah sederhana yakni setiap orang menggunakan shared electronic diary, hal ini berlaku sama jika menggunakan personal komputer dan pocket organizers. Jika ada seseorang ingin membuat pengaturan  pertemuan maka sistem akan mencari diaries semua orang untuk menemukan waktu yang kosong.

3.      Shared PCs & Shared Windows

Sistem ini difokuskan pada pekerjaan yang dilakukan secara bersama-sama. Ide sistem ini adalah membuat beberapa komputer seolah-olah menjadi satu kesatuan. Apapun yang ditulis akan terlihat pada setiap terminal. Hal ini mirip  pada meeting room tetapi tidak terdapat layer besar.

E.     Kerangka Kerja Groupware

Terdapat beberapa kerangka kerja frameworks untuk dapat memenuhi aturan dari groupware. Satu diantara nya digunakan sebagai mekanisme yang dapat membantu dalam diskusi tentang groupware. Sebagai tambahan terdapat aplikasi tambahan untuk membantu merancang struktur dari system yang baru.

1.      Shared information

Konferensi elektronik dan shared workspace berbagi informasi dan komunikasi, dimana dokumen dibagi bersama untuk tujuan pekerjaan.

2.      Granurality

Sebagai ukuran potongan suatu objek dan kekerapan untuk memperbaharuinya. Pada ukuran potong objek, beberapa system beroperasi baik, mengijinkan partisipan mengedit kalimat yang sama, bahkan kata yang sama dalam kalimat. Pada system file yang berbagi, memiliki penguncian sehingga hanya satu user yang dapat mengedit file pada waktu yang sama. Granurality disini adalah dokumen. Mayoritas pada system groupware khususnya argumentasi dan co-authoring tool beroperasi diantaranya.

3.      Level of sharing

Merupakan system yang secara eksplisit digunakan pada groupware tetapi sangat umum digunakan pada shared database. Contoh dua orang mungkin melihat bagian dari suatu database yang sama tetapi satu orang melihatnya dalam bentuk grafik dan yang lainnya melihat dalam bentuk tabular.

4.      Types of objek

Jenis dari suatu objek atau data yang saling bekerja sama mempunyai efek dari suatu system bersama “share”. Hal yang menjadi penting dalam kasus yang unsyncrounized atau bahaya seperti  ketika dua peserta sedang memperbaharui data secara simultan dan mengalami kebingungan untuk menentukan yang mana yang terlebihdahulu.

5.      Integrating communication and work

System ini didukung oleh computer yang mempunyai beberapa bagian dari arcs seperti: direct communication, common understanding, control and feedback from shared artifact.

TEKNIK EVALUASI

A.    Evaluasi Pengujian Dari Sistem Interaktif  Secara Fungsional

Ada 3 tujuan utama dari evaluasi :

1.      Melihat seberapa jauh sistem berfungsi.

Desain sistem memungkinkan user melakukan tugas yang dibutuhkan dengan lebih mudah. Ini tidak hanya membuat fungsionalitas yang sesuai ada di sistem, tetapi membuat mudah dicapai oleh user, user dapat melakukan aksi untuk melaksanakan tugas.

2.      Melihat efek interface bagi pengguna.

Ini mencakup pertimbangan aspek dari kemudahan sistem dipelajari, usability dan perilaku user. Penting juga untuk mengidentifikasikan area desain yang berlebih dari user, dengan menggunakan sejumlah informasi yang berlebih.

3.      Mengidentifikasi problem khusus yang terjadi pada sistem

Ketika menggunakan konteks yang diinginkan menyebabkan hasil yang tidak diinginkan, atau terjadi kekacauan diantara user. Ini tentunya berhubungan dengan usability dan fungsionalitas dari desain (bergantung pada sebab masalah). Tujuan ini merupakan aspek negative dari desain.

B.     Pengambilan Evaluasi

Ada 2 jenis utama dari evaluasi, yaitu yang dilaksanakan pada kondisi laboratorium dan yang dilaksanakan pada lingkungan kerja atau ‘lapangan’.

1.      Pada Kondisi Percobaan (Laboratory)

Penggunaan pengujian sistem ini pada ruang percobaan mempunyai beberapa kondisi diantaranya:

a.       Laboratorium yang bagus biasanya memiliki fasilitas perekaman audio/visual yang baik, cermin dua arah, komputer beserta perlengkapannya yang mungkin tidak ada pada lokasi kerja sebenarnya.

2. Operator bebas dari gangguan yang menghambat pekerjaan.
3. Beberapa situasi hanya dapat dilakukan di lab., seperti sistem yang akan digunakan ditempatkan pada lokasi yang berbahaya atau lokasi yang terpencil, contoh stasiun ruang angkasa.
4. Dapat memanipulasi situasi untuk memecahkan masalah dan melihat sedikit penggunaan prosedur atau membandingkan beberapa alternatif perancangan dengan situasi yang sebenarnya.
5. Situasi pada laboratorium tidak dapat menggambarkan situasi ruang kerja sebenarnya dan terdapat beberapa orang yang tidak bisa bekerja pada kondisi di laboratorium.

2.      Pada Kondisi Lokasi Kerja Sebenarnya (Lapangan)

Penggunaan pengujian system ini pada lokasi kerja sebenarnya mempunyai beberapa kondisi diantaranya :

a.       Tingkat gangguan yang melebihi ambang batas, tingkat-tingkat pergerakan yang besar dan interupsi yang tetap, seperti panggilan telepon menyebabkan observasi ini sulit dilakukan.

2. Situasi yang lebih “terbuka” antara system dan pengguna, dimana kondisi ini tidak ditemukan pada kondisi di laboratorium
3. Observasi pada lokasi kerja sebenarnya lebih baik dilakukan daripada di laboratorium dan gangguan-gangguan yang terjadi pada lokasi ini digunakan sebagai situasi yang mewakili situasi sebenarnya dan digunakan untuk proses penyimpanan dan pengambilan selama tugas.

3.      Participatory Design

a.       Adalah suatu pemikiran yang melibatkan keseluruhan alur perancangan dan tidak hanya proses evaluasi saja.

b.      Perancangan ini dilakukan pada ruang kerja yang melibatkan pengguna yang tidak hanya digunakan sebagai subyek percobaan tetapi juga sebagai anggota yang aktif dalam team perancangan.

c.       Argumennya adalah user dianggap ahli dalam konteks dan perancangan hanya dapat efektif pada konteks tersebut jika para ahli ini memberikan kontribusi yang aktif ke perancangan.

 Tiga karakteristik Teknik Evaluasi :

1.      Meningkatkan lingkungan kerja dan tugas. Ini membuat perancangan dan evaluasi berorientasi kerja atau konteks dibanding berorientasi system.

2.      Mempunyai sifat kerja sama (kolaborasi), yakni pengguna dilibatkan sebagai anggota team dan mempunyai kontribusi pada setiap tingkat perancangan.

3.      Mempunyai pendekatan iterative, perancangan adalah suatu subyek untuk evaluasi dan revisi pada setiap tingkatan.

C.    Pendekatan Design Evaluasi

Ada beberapa pendekatan evaluasi yang dilakukan seperti :

1.       Evaluating design

2.      Evaluating implementations

3.       Query techniques

4.      Physiological methods

D.    Pendekatan Untuk Mengimplementasikan Evaluasi

1.      Cognitive Walkthrough

Suatu usaha yang dilakukan untuk mengenalkan teori psikologi ke dalam bentuk informal dan subyektif atau dengan kata lain mempunyai tujuan untuk mengevaluasi perancangan dengan melihat seberapa besar dukungan yang diberikan ke pengguna untuk mempelajari beberapa tugas yang diberikan. Pendekatan ini dikemukakan oleh Polson, dkk. Walkthrough dilaksanakan oleh perancang atau seorang ahli dalam psikologi kognitif. Ahli bekerja melalui perancangan tugas tertentu, tahap demi tahap, mengidentifikasi masalah yang berpotensi terhadap criteria psikologi. Kemudian dibandingkan ke proses dimana perancang software akan bekerja dengan koding pada kondisi yang berbeda (menggunakan set data yang berbeda atau kondisi yang salah, misalnya) untuk mengevaluasi unjuk kerja setiap software. Dalam pendekatan ini terdapat beberapa issue yang timbul seperti :

a.       Pengaruh apa  yang timbul setelah tugas ini diberikan ke pengguna?

b.      Proses cognitive apa yang tersedia?

c.       Masalah pembelajaran apa yang seharusnya timbul?

Analisis difokuskan pada tujuan user dan pengetahuan. Cognitive walkthrough harus menunjukkan jika dan bagaimana interface merujuk user untuk membangkitkan tujuan yang benar dari pelaksanaan tugas yang diinginkan, dan memilih aksi yang diperlukan untuk memenuhi setiap tujuan. Untuk melakukan Cognitive Walkthrough harus mempunyai informasi yang dibutuhkan :

1.      Deskripsi dari suatu interface yang dibutuhkan itu sendiri

2.      Deskripsi dari tugas termasuk usaha yang benar untuk melakukannya dan struktur tujuan untuk mendukungnya

Dengan Informasi ini maka Evaluator dapat Melakukan langkah  dari walkthrough :

a.       Pilih Tugas

b.      Deskripsikan Tujuan awal dari user

c.       Lakukan kegiatan/ aksi yang tepat

d.      Analisa proses keputusan untuk setiap kegiatan.

E.     Heuristic Evaluation

Diusulkan oleh Nielsen dan Molich, hampir sama dengan Cognitive Walkthrough tetapi sedikit terstruktur dan sedikit terarah. Pada pendekatan ini, sekumpulan criteria usability  atau heuristic diidentifikasi dan perancangan dilaksanakan misalnya dimana criteria dilanggar. Dalam system ini terdapat beberapa kriteria :

1.      Perilaku Sistem dapat dipastikan.

2.      Perilaku Sistem konsisten.

3.      Feedback tersedia.

4.      Kemampuan memori user tidak melebihi batas.

5.      Dialog merupakan orientasi tugas.

Tujuan dari Heuristic Evaluation adalah untuk memperbaiki perancangan secara efektif. Evaluator melakukan evaluasi melalui kinerja dari serangkaian tugas dengan perancangan dan dilihat kesesuaiannya dengan kriteria setiap tingkatan. Jika ada kesalahan terdeteksi maka perancangan dapat ditinjau ulang untuk memperbaiki masalah ini sebelum tingkat  implementasi.

F.     Review Based Evaluation

Evaluasi antara psikologi eksperimen dengan interaksi manusia dan komputer menghasilkan hasil-hasil eksperimen yang baik dan pengalaman yang nyata. Beberapa diantaranya dari domain khusus ke umum, tetapi kebanyakan berhubungan dengan isu generic dan teraplikasi pada berbagai situasi.

G.    Model Based Evaluation

Pendekatan terakhir untuk mengevaluasi perancangan dengan mengkombinasi spesifikasi perancangan dan evaluasi ke dalam kerangka kerja yang sama.

Contoh GOMS model, keystroke level model dan design rationale.